So geht es richtig: Onboarding neuer Mitarbeiter

Endlich! Die mühsame Suche nach einem neuen Mitarbeiter war erfolgreich, er hat unterschrieben! Viel Mühe, Zeit und Geld wurde in die Suche und erfolgreiche Besetzung der vakanten Stelle investiert. Aber bedauerlicherweise hört an dieser Stelle für viele Unternehmen der Recruitingprozess auf. Job erledigt, Stelle besetzt. Nächstes Thema.

Das Problem: Nach der Besetzung ist vor dem Onboarding, dem erfolgreichen integrieren des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und dem Grundsteinlegen einer langfristigen und erfolgreichen Zusammenarbeit. Nur das Vergessen viele Unternehmen. Ist ja auch egal…der neue Mitarbeiter fängt ja erst in ein paar Monaten an, also viel Zeit sich um anderes zu kümmern.

Der Tag ist da, der neue Mitarbeiter steht vor der Tür …und nichts. Kein Arbeitsplatz eingerichtet, kein Telefon, keine Visitenkarten, Zeit hat auch niemand und der Vorgesetzte ist unterwegs. Alle Versprechen, Perspektiven und Hoffnungen, die das Unternehmen bei der Einstellung gegenüber dem neuen Mitarbeiter gemacht hat werden innerhalb weniger Stunden vernichtet. Viel versprochen, wenig gehalten. Das Unternehmen hat aktiv einen neuen, hoch motivierten Mitarbeiter in einen Skeptiker verwandelt. Und wie heißt es doch: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

Zwar ist die Beschreibung etwas provokant und überzeichnet, aber kommt der Realität viel zu oft Nahe. Wie Sie das vermeidenden und wie Sie die Einarbeitungsphase zu einem vollen Erfolg führen können, werden wir Ihnen nachfolgend schildern, denn gerade im Ringen um die besten Köpfe spielt das Onboarding eine entscheidende Rolle und ist Teil der Mitarbeiterbindung (Retention Management).

Ziele des Onboardings

Wie lange die Onboardingphase dauert hängt stark vom Unternehmen, der Branche und der Komplexität der Position ab. Sie kann von 3 Monaten (oder 100 Tage), der Dauer der Probezeit oder gar bis zu einem Jahr andauern.

Vor allem die ersten Tage und Wochen haben einen großen Einfluss auf das Engagement, Motivation und Zufriedenheit des Mitarbeiters. Folglich auf dessen Erfolg – und den Erfolg des Unternehmens. Ein gutes Onboarding zu etablieren und zu kultivieren ist aus Unternehmenssicht also nichts anderes, als seine zuvor getätigten (Recruiting-) Investitionen zu schützen und den Ertrag zu steigern. Wie heißt es immer? Das wahre Kapital des Unternehmens sind die Menschen, die dafür arbeiten? Dies zu leben und zu zeigen beginnt bereits in der Einarbeitungsphase (das gilt natürlich nicht nur für das Onboading sondern für die gesamte Unternehmenskultur).

Ziel sollte also sein, dass der neue Mitarbeiter und Kollege motiviert bleibt, innerhalb der Probezeit nicht kündigt und mindestens zwei, drei oder mehr erfolgreiche Jahre Teil des Unternehmens ist.

Übersicht: Onboarding Ziele

• Kommunikation und Einbinden des gesamten Kollegen-Teams in die Einarbeitungsphase
• bestmögliche Integration, um den neuen Mitarbeiter möglichst kurzfristig zum Leistungsträger zu machen
• langfristige Zusammenarbeit
• Plattform bieten, die es neuen Mitarbeitern ermöglicht, Ihre Ziele zu erreichen und sich weiterzuentwickeln
• Fachliche Einarbeitung
• Soziale Integration
• Emotionale Bindung an das Unternehmen
• Motivation und Loyalität

Mehrwert und Vorteile eines erfolgreichen Onboarding Prozesses

Keine Frage, die Implementierung eines Onboardingprozesses ist ressourcen-, zeit- und kostenintensiv. Darüber hinaus ist – wie bei allen Prozessen – eine ständige Optimierung gefragt.

Dennoch zahlt sich der Aufwand in jedem Fall aus:

• Investitionsschutz
  • Kündigung: Bereits die Kündigung eines Mitarbeiters kostet Geld (evtl. Krankmeldung, Anwaltskosten, Abfindung, Administration der HR Abteilung wie Zeugnisse erstellen etc. sowie Rückabwicklung des Angestelltenverhältnisses).
  • Reduzierte Recruitingkosten: Die Suche kostet (Anzeige, externe Dienstleister, Interviews, Zeitfaktor etc.)
  • Reduzierte Einarbeitungskosten: Je effektiver -> umso schneller -> umso weniger Kosten
  • Umsatzausfall: Je länger es dauert, bis der neue Mitarbeiter produktiv wird, könnte man auch noch einen Umsatzausfall hinzuaddieren.
• Mitarbeiter zeigen schneller gute Leistungen, wenn sie zuvor gut eingearbeitet wurden
• Folglich können Unternehmensziele schneller erreicht werden
• Die Fluktuation sinkt deutlich
• Damit sinken die Kosten für die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Motivation und Loyalität steigen
• Sowie steigende Identifizierung mit Philosophie und Strategie des Unternehmens

Infographic: Die 3 Phasen des Onboarding-Prozesses

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Phase 1: Vorbereitungsphase (Preboarding)

Onboarding beginnt bereits nach der Vertragsunterschrift. Im Vorfeld kann einiges getan werden, um diese Phase erfolgreich zu gestallten. Allerdings gilt es abzuwägen, ob Sie alle Vorschläge auch wirklich umsetzen wollen und können. Denn: Was nützt Ihnen ein ausgeklügelter Prozess, wenn niemand Zeit hat, diesen auch umsetzen? Und hier gilt: Teile davon sind deutlich besser als nichts oder halbherziges Getue. Daher sollten Sie im Vorfeld abwägen, welche Punkte Sie umsetzen wollen.

Übersicht Phase 1: Daran sollten Sie in der Vorbereitungsphase denken

• Schon im Vorfeld informieren und aktiv kommunizieren
  • Mit dem neuen Mitarbeiter: Einfach mal anrufen und fragen, ob alles in Ordnung ist? Ist der Vertrag angekommen? Hat er Fragen? Braucht er Tipps bei seinem Umzug? Oder einfach nur mal sagen, dass man sich auf ihn freut und um ihm mögliche Unsicherheiten zu nehmen mit dem Hinweis, dass er sich gerne bei Fragen an Sie wenden kann.
  • Mit den neuen Kollegen: Das Team informieren und den neuen Mitarbeiter vorstellen, seinen Hintergrund und seine Aufgabe erklären. Mögliches Vorfühlen von Unstimmigkeiten und diese bis Antritt ausräumen.
  • Den Empfang über neuen Mitarbeiter informieren.

• Administratives klären
  • Informationsmaterial zusenden: Firmenunterlagen wie beispielsweise Broschüren mit Unternehmenswerten, Leitbild, Strategie und Historie, Produktproben, Liste relevanter Ansprechpartner, Weiterbildungsmöglichkeiten und Inzentives, Dresscode, Kantinenregeln, Informationen rund um den Arbeitsplatz uvm. zukommen lassen, so dass sich der neue Mitarbeiter auf seinen Job entsprechend gut vorbreiten kann.
  • Bereits über feststehende Termine informieren und den Treffpunkt für den ersten Arbeitstag mitteilen.
  • HR-Themen klären: Personalfragebogen, Kontonummer und notwendige Bescheinigungen klären/anfordern. Übernahme von Versicherungen? All das kann schon im Vorfeld in die Wege geleitet werden. So muss sich nicht mit solchen Dingen zu Beginn herumgeschlagen werden und man kann sich gleich auf das Wesentliche konzentrieren.
  • Gibt es Strategien für ein Xing/LinkedIn Profil? Wenn ja, teilen Sie diese dem neuen Mitarbeiter mit.

• Festen Ansprechpartner zuteilen
  • Nennen Sie es Mentor, Pate oder Bezugsperson: Teilen Sie dem neuen Mitarbeiter einen erfahrenen Kollegen zu, der ihm in der ersten Zeit als Ansprechpartner (Inhaltlich als auch organisatorisch) zur Verfügung steht.

• Einarbeitungsplan erstellen
  • Erstellen Sie diesen im Vorfeld, der den Ablauf der ersten Tage und Wochen beschreibt. Teilen Sie mit dem neuen Mitarbeiter und den involvierten/beteiligten Kollegen. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung, um Unklarheiten im Vorfeld aus dem Weg zu räumen. So weiß der neue Mitarbeiter gleich, wann was auf Ihn zukommt.

• Organisatorisches klären
  • Schreibtisch/Arbeitsplatz einrichten mit PC/Laptop, Drucker und Büromaterial wie Stifte, Blöcke etc.
  • Einbinden in die IT: E-Mail-Adresse, Signatur, Zugänge zu Programmen und Netzwerk bereitstellen.
  • Visitenkarten
  • Auto? Handyvertrag? Sonstiges?
  • Optionale Extras
  • Willkommensgeschenk: Ein kleines Geschenk bzw. vielmehr eine nette Geste (Tasse, Blumenstrauß, Pralinen, Karte…) kommen immer gut an.
  • Anregung: Eine „Willkommensmappe“ oder Ordner zur Verfügung stellen, in der diverse Unterlagen vorzufinden sind wie bspw. Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung oder nur die Möglichkeit, die zuvor zugesandten Unterlagen (Verträge etc.) abzuheften und zu Hause geordnet zu verstauen.

• Optionale Extras
  • Ein kleines Geschenk bzw. vielmehr eine nette Geste (Tasse, Blumenstrauß, Pralinen, Karte…) kommen immer gut an.
  • Anregung: Eine „Willkommensmappe“ oder Ordner zur Verfügung stellen, in der diverse Unterlagen vorzufinden sind wie bspw. Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung oder nur die Möglichkeit, die zuvor zugesandten Unterlagen (Verträge etc.) abzuheften und zu Hause geordnet zu verstauen.

Phase 2: Begrüßung und Orientierungsphase

Sie haben alles für den neuen Mitarbeiter vorbereitet? Hervorragend! Dann steht dem erfolgreichen, wichtigen und vor allem einprägsamen, ersten Arbeitstag sowie einem erfolgreichen Startschuss in die Orientierungsphase nichts im Weg.

Im Vordergrund stehen nun ein herzlicher und persönlicher Empfang sowie eine Begleitung des Neuankömmlings durch den Tag.

Nach dem ersten Tag führen Sie den neuen Mitarbeiter in das Unternehmen ein. Das Kennenlernen neuer Abläufe, Strukturen, neuer Kollegen sowie die Einarbeitung in sein Aufgabengebiet finden nun statt. Stets begleitet oder sogar durchgeführt von seiner Bezugsperson (Pate, Mentor o.ä.).

Übersicht Phase 2: So gelingt die Begrüßung

• alles ist – wie in Phase 1 beschrieben – vorbereitet
• persönlicher Empfang durch Mentor/Pate. Er ist erster Ansprechpartner während der Onboarding-Phase
• Begrüßung durch Vorgesetzten
• Führung durch das Unternehmen und seine Wirkungsstätte
• Dabei mit Kollegen bekanntmachen
• Zeigen Sie ihm die aktuellsten Produkte, Services etc.
• Mit dem Arbeitsplatz und den IT-Systemen vertraut machen
• Erklären der Arbeitsabläufe und Prozesse
• Feedback: Nach dem ersten Arbeitstag das Gespräch mit neuen Mitarbeiter sowie dessen Kollegen suchen

Phase 3: Integration (Onboarding)

Nach dem erfolgreichen ersten Tag kommen nun die ersten Wochen, in denen der neue Kollege auch anfänglich „der Neue“ bleibt. Nun gilt es, den Mitarbeiter auf schnellsten Wege aus diesem Status zu befreien und ganzheitlich zu integrieren.

Primäres Ziel ist eine nachhaltige fachliche und soziale Integration zu erreichen sowie den neuen Mitarbeiter in ein Stadium des erfolgreichen und selbständigen Arbeitens zu führen.

Dies kann durch eine ausgewogene Kombination aus bspw. Schulungen, Informationstransfer, Training-on-the-job und richtig dosierte Aufgabenverteilung gelingen. Mit anderen Worten: mehr Verantwortung, mehr Aufgaben, mehr Eigeninitiative.

In dieser Zeit gehören regelmäßige Feedbackgespräche sowie die Formulierung von Zielen und Aufgaben dazu. Die Kommunikation sollte möglichst direkt und unmittelbar auf persönlichem oder digitalem Weg erfolgen.

Neben dem Ziel- und Aufgabenfeedbacks gilt es bei den persönlichen Gesprächen herauszuhören, ob der neue Mitarbeiter zufrieden ist oder ob in irgendeiner Form Handlungsbedarf besteht, denn noch ist Zeit, dagegen zu steuern.

Übersicht Phase 3: So integrieren Sie richtig

• Direkte und aktive Kommunikation: Regelmäßige Gespräche suchen (nicht jedes Gespräch muss ein Feedbackgespräch sein. Aber ab und zu die Frage „Wie geht es Ihnen“ stellen kann nicht verkehrt sein. Und ein Lob kann Wunder bewirken).
• Stetes Begleiten des neuen Mitarbeiters für die Dauer des Onboardings.
• Strukturierte, begleitende Einarbeitung nach dem zuvor erstellten Einarbeitungsplan inkl. klarer Ziel- und Aufgabendefinition.
• Aktive Förderung der sozialen Integration mit den Kollegen und Mitarbeitern des Unternehmens durch Teambuildingmaßnahmen und Events.
• Informationen zur Verfügung stellen über Mitarbeiter Förderprogramme, aktives Fördern von Fortbildungsmaßnahmen.

Einführen eines Onboarding Prozesses

Damit das Onboarding auch funktioniert und gelebt wird, haben wir Ihnen ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt. Das wichtigste vorab: Onboarding ist Chefsache. Der von Ihnen entwickelte Prozess sollte von Ihren Vorgesetzten abgesegnet und vorgelebt werden. Aber auch dann wird die Entwicklung und Einführung des Prozesses einige Zeit und Ressourcen kosten.

Übersicht Tipps zur Einführung eines Onboarding Prozesses

• Prozess und Strategie: Hinter jedem Onboarding steht ein strukturierter Prozess, den es im Vorfeld zu definieren gilt.
• Standardisierung der Prozesse: Mittels Checklisten, Leitfäden, festen Termine und Ansprechpartnern. Einsetzen von Automatisierungs-Software/Tools erleichtert einiges und steigert die Mitarbeiterbindung. Darüber hinaus bieten standardisierte Prozesse die einfache Möglichkeit, Fehler schnell zu erkennen und den Prozess anzupassen. Denn auch das Onboarding ist ein Prozess, der lebt und dauerhaft optimiert werden sollte.
• Transparenz: Onboarding Prozess für alle einsehbar und nachvollziehbar gestalten.
• Unternehmen: Das Onboarding muss fester Bestandteil der Unternehmensstrategie (und Kultur) sein.
• Involvierte Personen: Das Onboarding ist nicht das Projekt oder die Idee der HR Abteilung, sondern aller am Prozess Beteiligten Personen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Onboarding!

Euer Team von redpilot!