Vorwort
Mit dem Headhunter Karriere zu machen ist ein effektiver, überaus sinnvoller und ergänzender Weg zu den üblichen Bewerbungsmethoden wie Stellenanzeigen oder persönlichen Kontakten, um seiner Karriere einen Schub zu geben, denn der Headhunter öffnet Ihnen die Tür zum verdeckten Stellenmarkt.
Im Folgenden haben wir Ihnen den Ablauf aus Bewerbersicht (aus Headhuntersicht sind Sie der „Kandidat“) übersichtlich in sechs Schritten dargestellt. Dieser entspricht dem „Idealverlauf“ ab Erstkontakt bishin zur Unterzeichnung des neuen Arbeitsvertrags:
Schritt 1: Der Anruf vom Headhunter
Prozess: Es spielt keine Rolle, ob der Headhunter durch seine Recherchen auf Sie aufmerksam wurde, Sie aus „heiterem Himmel“ direkt am Arbeitsplatz anruft oder er Sie vorher in einem Business / Social Media Netzwerk oder in einer Stellenbörse gefunden und kontaktiert hat oder Sie Ihn durch eine Initiativbewerbung auf sich aufmerksam gemacht haben: Im ersten Schritt wird er sich telefonisch bei Ihnen melden („Können Sie frei sprechen?“) um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen und Ihnen möglicherweis eine neue berufliche Herausforderung vorzustellen. Sollte es sich abzeichnen, dass eine Zusammenarbeit Sinn macht, wird er erste Details über Sie erfahren wollen. Verbleiben wird er mit der Bitte um einen Lebenslauf, wird Ihnen aber i.d.R. vorher eine E-Mail mit seinen Kontaktdaten und, sofern es bereits um einen konkreten Job ging, ein Stellenprofil zusenden. Teilen Sie ihm mit, wann und wie Sie in der Folge am besten telefonisch erreichbar sind.
Zeitfaktor: Das Telefonat wir i.d.R. nur ca. 5 Minuten in Anspruch nehmen, da er Sie nicht länger von der Arbeit abhalten darf. Er wird mit Ihnen einen weiteren Telefontermin im privaten Umfeld (auch in einer Arbeitspause) auf Ihrem privaten Telefonanschluß (oder Handy) vereinbaren.
Schritt 2: Unterlagen an den Headhunter senden
Prozess: Nachdem im Telefonat festgestellt wurde, dass es für beide Parteien Sinn macht sich näher kennenzulernen, wird der Headhunter Sie um die Zusendung Ihres Lebenslaufs bitten um Sie und die damit einhergehenden Rahmenbedingungen besser einschätzen zu können, so dass er Ihnen und seinem Auftraggeber sinnvolle und adequate Vorschläge unterbreiten kann oder um abzuklären, ob der bereits im ersten Telefonat avisierte Job tatsächlich eine neue Perspektive für Sie sein kann und zu Ihnen passt wie auch Sie zum Auftraggeber passen. Bitte senden Sie ihm die Unterlagen via E-Mail zu. Nach Erhalt Ihrer Unterlagen wird Ihnen der Headhunter eine Eingangsbestätigung zukommen lassen und sich kurzfristig mit Ihnen in Verbindung setzen. Teilen Sie ihm in der E-Mail mit, wann es Ihnen am besten passt (bspw. abends ab 18 Uhr auf dem Handy…) sofern dies nichts bereits geklärt wurde.
Und bitte, merken Sie sich: Rufen Sie nicht direkt beim Auftraggeber an (Kunde des Personalberaters)! Immer wieder gibt es übermotivierte Bewerber, die versuchen über den direkten Kontakt zum Auftraggeber den Prozess zu beschleunigen oder Informationen „unverfälscht“ an den Auftraggeber zu bringen. Leider ist diese Initiative und die Einschätzung der Situation völlig falsch und oft mit einer in der Folge belasteten Situation verknüpft, so dass es oft damit endet, dass Sie sich durch diese Aktion selbst aus dem Prozess nehmen und disqualifizieren. Es gibt immer einen guten Grund, wieso eine Firma einen Personalberater mit der Suche beauftragt hat (vgl. Artikel „13 Gründe für den Einsatz eines Headhunters„)
Zeitfaktor: Warten Sie maximal eine Woche mit dem Versenden der Unterlagen und nicht zu lange (bspw. über das Wochenende). I.d.R. sind Sie nicht der einzige Bewerber, erschweren eine Zusammenarbeit nur unnötig und wirken wenig professionell und zuverlässig. Eine Eingangsbestätigung sollte Ihnen umgehende bzw. maximal ein Tag später zugesandt werden. Innerhalb einer Woche sollten Sie eine weitere Rückmeldung erwarten können – entweder via E-Mail oder telefonisch.
Schritt 3: Rückmeldung vom Headhunter, klären von Informationen und Absprache der weiteren Vorgehensweise
Prozess: Nachdem sich der Headhunter ein erstes Bild von Ihrer Person gemacht hat, wird er weitere Details klären wollen. Hierzu wird er Sie erneut anrufen oder, sofern es nicht allzuviel zu klären gibt, sich via E-Mail bei Ihnen melden. Zu den zu klärenden Informationen gehören u.a. Gehalt, Mobilität, Wettbewerbsklauseln, Referenzen uvm. Macht es für alle Parteien Sinn, weiter am Ball zu bleiben, wird Schritt 4 eingeleitet. Wenn nicht, wird er Ihnen begründet absagen.
Zeitfaktor: Wie in Schritt 2 schon beschrieben wird sich der Berater nach ca. 1-2 Wochen (oft schneller) nach Erhalt Ihrer Unterlagen melden.
Schritt 4: Interview mit dem Headhunter
Prozess: Nachdem alle Rahmenbedingungen geklärt wurden wird es Zeit, sich persönlich kennen zulernen. So vereinbart der Headhunter ein Interviewtermin mit Ihnen (ohne Kunde). Anschließend wird gemeinsam entschieden, ob ein weiteres Verfolgen des Engagements Sinn macht. Wenn nicht, wird der Berater Ihnen begründet absagen. Wenn es aber passt, wird der Headhunter einen vertraulichen Bericht erstellen, in welchem er die bisher gesammelten Informationen und Eindrücke zusammenfasst und seinem Kunden zur Verfügung stellt. Anschließend bespricht sich der Berater mit dem Kunden über Ihr Profil. Entspricht es auch den Vorstellungen des Kunden, werden Sie vom Berater zu einem persönlichen Gespräch beim Kunden eingeladen (Schritt 5). Wenn nicht, wird der Berater Ihnen begründet absagen.
Zeitfaktor: Ohne Ab- und Anreise wird das persönliche Interview ca. eine Stunde in Anspruch nehmen. Halten Sie sich aber ein größeres Zeitfenster frei, nicht selten können es auch zwei Stunden werden. Nach dem Zusenden des vertraulichen Berichts an den Kunden kann ein Feedback dauern – leider ist diese Zeit von dem Berater kaum zu beeinflussen. Denken Sie immer daran, dass der Berater ein ureigenes Interesse daran hat, dass der Prozess schnell weiter geht, da Sie (die Bewerber) sein Kapital sind. Dennoch können Sie immer wieder einen aktuellen Status (meist via E-Mail) alle 1-2 Wochen erwarten.
Schritt 5: Präsentation beim Kunden
Prozess: Der Headhunter stellt Sie dem Kunden persönlich vor und moderiert das Interview. Die vorherige Terminabsprache wird vom Büro des Headhunter organisiert. Bringen Sie zum Termin Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit (vor allem den Lebenslauf, Anlagen wie Zeugnisse gesondert mitführen und nur bei Bedarf abgeben, ein Anschreiben ist nicht notwendig). Vor Ort ist der Interviewführer i.d.R. der Kunde, nicht der Headhunter. Nach der Präsentation haben alle Parteien die Möglichkeit, den Termin zu reflektieren und Ihre Entscheidung sowie das weitere Fortgehen zu überdenken. Oft deutet sich schon im Gespräch eine Tendenz an. In der Regel bleibt es nicht bei einer Präsentation, sonder es werden weitere folgen (durchaus bis zu 5 oder mehr, i.d.R. sind es 2-3). Das hängt oft von der Wichtigkeit der zu besetzenden Position und zeitlichen Faktoren in Abhängigkeit der Anzahl der Beteiligten Personen ab.
Zeitfaktor: Hier gibt es keine Regel, denn es müssen die Terminmöglichkeiten diverser Personen (Human Resources, Fachverantwortlicher, Sie als Bewerber und der Berater) in Einklang gebracht werden. Dieser Prozess kann sich über Wochen erstrecken. Nicht selten nimmt sich der Berater heraus, um den Prozess der Terminfindung nicht zusätzlich zu verkomplizieren. Nach der Präsentation können 2-3 Wochen vergehen, bis es zu einer Rückmeldung kommt. Hierüber wird Sie aber der Berater informieren (vgl. Schritt 6).
Schritt 6: Moderation nach Präsentation und Abschluss der Suche
Prozess: Sollten nach den Präsentationen noch Fragen aufkommen, wird der Berater diese gerne für den Kandidaten oder Kunden klären. In manchen Fällen übernimmt der Kunden die Kommunikation direkt mit Ihnen (dem Bewerber). Zu diesem Zeitpunkt (möglicherweise auch früher) wird der Headhunter mit den von Ihnen genannten Referenzen sprechen. Stellt sich nach den Präsentationen oder der Moderationsphase heraus, dass man nicht zueinander findet, so wird der Headhunter dem Bewerber mit der entsprechenden Begründung absagen. In allen anderen Fällen unterschreiben Sie den Vertrag, den Sie direkt mit dem Kunden (Ihrem neuen Arbeitgeber) ausgehandelt haben (auch das Gehalt wird direkt mit dem Auftraggeber verhandeln, nicht mit dem Berater).
Zeitfaktor: Der Berater wird sich nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sowie nach Antritt der neuen Arbeitsstelle und während der Probezeit bei Ihnen melden. Er wird Ihnen auch nach dem Projekt weiterhin als Ansprechpartner in Karrierefragen zur Verfügung stehen. Nicht selten wechseln Kandidaten während Ihres Berufsleben mehr als nur einmal Ihren Job durch den gleichen Headhunter.
