High Volume Recruiting – was ist das?
High Volume Recruiting, also die Generierung einer sehr hohen Anzahl von Bewerbungen, in Zeiten des Fachkräftemangels und einer VUCA-Welt durchzuführen, scheint so schwierig bis unmöglich wie die Besteigung des Mount Everest. Und dann ist da noch der Screening- und Qualifizierungsprozess, um die richtigen Talente zu identifizieren, die Verwaltung aller Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die endgültige Bewerberauswahl und das Ablehnungsmanagement… Diese Arbeitsbelastung kommt gleichzeitig auf die Personalabteilung zu und überfordert die Kapazitäten der Personalmanager. Darunter leidet die Time-to-Hire, die Qualität der Personalbesetzung und schließlich die Wahrnehmung der Candidate Journey Ihrer Zielgruppe.
Kurzum: Die Herausforderung besteht darin, High Volume Recruiting in Erfolg zu münzen!
Was bedeutet der Begriff „High Volume Recruiting“?
In der Vergangenheit wurde es einfach als Masseneinstellung bezeichnet, aber heute begegnen wir häufig den Begriffen High Volume Recruiting, High Volume Hiring, Mass Recruiting und Mass Hiring. Hinter diesen Begriffen verbirgt sich immer dasselbe: die Rekrutierung einer sehr großen Anzahl von Mitarbeitern in einem kurzen Zeitraum. Die Definition dessen, was „viel“ wirklich bedeutet, liegt immer im Auge des Betrachters. Für Start-ups kann dies die Einstellung von 30 Mitarbeitern sein, für einen Konzern beginnt High Volume Recruiting vielleicht erst bei 300 oder mehr Einstellungen in 3 Monaten.
Neben dieser subjektiven Empfindung und Einschätzung gibt es eine häufig anzutreffende „offizielle Definition“ der Anzahl der zu besetzenden Stellen, bei der High Volume Recruiting beginnt: Wenn das Volumen der zu besetzenden Stellen zwischen 100 und 1.000 (oder mehr) liegt, spricht man theoretisch von High Volume Recruiting.
Die Gründe für High Volume Recruiting sind vielfältig: Es kann eine Expansion ins Ausland sein, eine neue Produktionsstätte in Deutschland, der Ausbau von Fertigungskapazitäten, die Gründung einer neuen Niederlassung oder eines Start Ups und vieles mehr. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße handelt es sich auch einfach um ein positives normales Unternehmenswachstum, das sich in einem dreistelligen Personalbedarf niederschlägt. Identisch ist jedoch immer das Gefühl, das viele Personalverantwortliche angesichts dieser Mammutaufgabe überkommt: die Angst vor einem riesigen Berg an Arbeit, der mit den vorhandenen Personalressourcen nicht zu bewältigen ist.
Was sind die Herausforderungen bei der Einstellung großer Mengen von Mitarbeitern?
Die Rekrutierung so vieler neuer Mitarbeiter bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt. Die beiden größten Herausforderungen sind der Mangel an internen HR-Ressourcen und die fehlende Zeit für den Aufbau angemessener Prozesse. Unsere VUCA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambivalenz) wirkt sich negativ auf die Bereitschaft zur Veränderung aus. Und der demografisch bedingte Fachkräftemangel (der sich langsam auch zu einem Arbeitskräftemangel entwickelt) verschärft die ohnehin schon große Herausforderung des High Volume Recruiting noch zusätzlich.
MINT-Stellen zum Beispiel werden fast ausschließlich über Active Sourcing in den sozialen Medien oder Headhunter besetzt. Um als Active Sourcer erfolgreich zu sein, brauchen Sie Zeit, um die richtigen Netzwerke aufzubauen, damit Sie diese Rekrutierungsmethode effektiv nutzen können. Das Problem verschärft sich, wenn die gesuchte Qualifikation nicht nur einmal, sondern 50 Mal gesucht und gefunden werden muss, wie es beim High Volume Recruiting der Fall ist. Auch die nachfolgenden Prozessschritte im Recruiting werden durch eine hohe Anzahl von gesuchten Mitarbeitern erhöht – und das schrittweise. Die Sichtung der eingehenden Bewerbungen, das Bewerbermanagement und unzählige Interviews summieren sich und stellen Unternehmen vor eine zeitliche und nervliche Herkulesaufgabe.
Erfolgsfaktoren im High Volume Recruiting
Um dieser Herausforderung wie die Besetzung von mehreren hundert Stellen pro Jahr zu bewältigen, ist das Outsourcing dieser Aufgabe an eine auf High Volume Recruiting spezialisierte Personalagentur sinnvoll. Auch aus geschäftlicher Sicht. Wenn Sie mit einer HR- oder Recruiting-Agentur zusammenarbeiten, sollten Sie im Vorfeld prüfen, ob die Recruiter über die richtigen Netzwerke in Ihren Berufsfeldern verfügen. Hier lohnt sich ein Blick auf die Profile in LinkedIn und Xing.
Darüber hinaus stellt sich die Frage nach Referenzen im High Volume Recruiting, da nur wenige Marktteilnehmer die Besetzung von wenigen Stellen auf mehrere hundert Stellen pro Jahr skalieren können. Weiterhin ist die Frage nach der Anzahl der Recruiter bei Ihrem Personaldienstleister angebracht. Denn ein großes Recruiter-Team verkürzt Ihre Time-to-Hire! Ein großer Vorteil bei der Zusammenarbeit ist der Einsatz von hochautomatisierten und KI-gestützten Systemen. Einige Personaldienstleister arbeiten mit diesen kostspieligen Tools, die im High Volume Recruiting unverzichtbar sind.
Welche Lösungen kommen beim High Volume Recruiting zum einsatz?
Eine spezialisierte Personalagentur stellt Ihnen ein ganzes Team von High-Volume-Recruitern zur Verfügung. Der erste Schritt ist die SEO-Optimierung der Stellenanzeige. Im Idealfall spiegelt die Stellenanzeige Ihre Arbeitgebermarke ansprechend wider.
Gute Personaldienstleister überarbeiten die Stellenanzeigen vor der Veröffentlichung nach SEO-Kriterien (SEO-Optimierung), so dass bereits eine gute Auffindbarkeit in der Google-Suche gegeben ist. Oft verfügen Agenturen auch über gut gepflegte Talentpools mit mehreren tausend Lebensläufen, die mit den Stellenprofilen abgeglichen werden. Das entsprechende Matching findet in einer professionellen Agentur mit KI-Unterstützung statt.
Und natürlich kommen auch moderne Personalmarketingmaßnahmen zum Einsatz. So werden beispielsweise Landingpages für eine positive Candidate Journey erstellt, zielgruppenrelevante Stellenveröffentlichungskanäle ausgewählt und Anzeigen in passenden Social Media Kanälen geschaltet. Auch GoogleAds und Programmatic Advertising spielen hier eine wichtige Rolle.
Für besonders schwer zu besetzende Profile wird Active Sourcing eingesetzt. Manchmal wird im Rahmen der Direktansprache ein ganzes Team rekrutiert, um das Projekt „High Volume Recruiting“ zu gewährleisten. Der große Vorteil dabei ist, dass dieses Team bereits gut aufeinander eingespielt ist.
Nach der Suche nach geeigneten Talenten liegt der Schwerpunkt auf den Aufgaben des Bewerbermanagements. Eine professionelle Personalagentur kann in Ihrem eigenen Bewerbermanagementsystem oder in Ihrem BMS bzw. ATS arbeiten. Um den Grad des Business Process Outsourcings zu erhöhen und damit die Personalverantwortlichen in Ihrem Unternehmen zeitlich zu entlasten, bieten einige Personalagenturen auch die Durchführung von Vorstellungsgesprächen in Ihrem Unternehmen an.
Die oben beschriebenen High Volume Recruiting-Maßnahmen sollten laufend nachgehalten werden, um eine zeitnahe Erfolgskontrolle zu gewährleisten. Und für das zahlengetriebene Management sollten Sie im Vorfeld Erfolgskennzahlen für einen Abschlussbericht definieren. Der Begriff Abschlussbericht löst den Gedanken aus, dass Sie Ihre Mammutaufgabe nun gemeistert haben. Nach dem Motto „nach der Aufgabe ist vor der Aufgabe“ folgt eine neue Herausforderung: das Onboarding von mehreren hundert neuen Mitarbeitern.
Der Onboarding-Prozess ist einer der wesentlichen Punkte eines erfolgreichen Recruitings. Ohne ihn ist der Aufwand selten von langfristigem Erfolg gekrönt. Informationen zum Thema Onbaording finden Sie im folgenden Blogartikel: SO GEHT ES RICHTIG: ONBOARDING NEUER MITARBEITER
Beginn eines High-Volume-Recruiting-Projekts
Der Grundstein für ein erfolgreiches Recruiting-Projekt ist ein erstes Briefing zwischen dem einstellenden Unternehmen (Auftraggeber) und der externen Personalagentur.
Bei der Besprechung des Briefings entdecken beide Partner oft viel Optimierungspotenzial, aber auch die Erwartungen können geklärt werden, denn jedes Unternehmen ist anders. Natürlich helfen hier Erfahrung und Marktkenntnis. Ein ausgeprägtes Verständnis für die Organisation und ihre Kultur ist daher wichtig. Nur so lässt sich die richtige kulturelle Passung bei Bewerbern finden. Denn das ist der beste Weg, um langfristig erfolgreich zu sein.
Präzise Kommunikation und ein perfektes Briefing sind daher das A und O für Ihr Projekt. Wir sorgen für schnelle Einstellungen, indem wir unsere Expertinnen und Experten zeitnah zur Verfügung stellen und bewährte HR-Systeme und -Prozesse einsetzen, die KI-basierten Profilabgleich nutzen. Wenn Sie sich für redpilot als Ihren Recruiting-Partner entscheiden, haben Sie Zugang zu umfangreichem Wissen und jahrelanger HR-Erfahrung in einer Vielzahl von Disziplinen. Sie können bei einmaligen Rekrutierungsspitzen auf zusätzliches Personal verzichten und so Geld sparen. Schließlich beinhaltet unser Service volle Kostentransparenz und ein regelmäßiges Reporting über relevante KPIs.
Sie möchten mehr über uns und das Thema High Volume Recruiting erfahren? Dann vereinbaren Sie gerne einen Beratungstermin mit unseren Spezialisten! Wir helfen Ihnen gerne, exzellente Lösungen zu entwickeln um das Beste aus Ihren Projekten herauszuholen.
